martes, 11 de agosto de 2009

CONCILIACION BANCARIA


Existen dos registros del efectivo del negocio: La cuenta de Efectivo en Banco que lleva la Empresa en su propio mayor general y el Estado de Cuenta del Banco que muestra el importe real de efectivo que tiene la empresa en el Banco.

Cada mes el banco está en la obligación de enviar a las empresas que tienen una cuenta corriente abierta en esa entidad, una relación detallada del movimiento de esa cuenta en el mes y el saldo al final del mes. Generalmente este saldo, que trae el estado de cuenta que envía el banco mensualmente, no coincide con el saldo que la cuenta “Efectivo en Banco" refleja en los libros de la empresa; en este caso se requiere hacer una Conciliación Bancaria cada mes, para determinar las causas de las diferencias existentes y de conseguir el saldo correcto.

Quizás los saldos en libro de la empresa y el estado de cuenta del banco muestren importes diferentes pero a pesar de ello ambas están bien. La diferencia se produce debido a la demora en el tiempo de registrar ciertas operaciones. Cuando una empresa extiende un cheque realiza de inmediato un crédito en su cuenta Efectivo en Banco, sin embargo, el Banco no rebajará este importe del cheque hasta que lo reciba para su pago. Esto puede tomar días, incluso semanas, si el beneficiario demora en cobrar el cheque. De igual forma la empresa hace un débito a Efectivo en Banco por todos los ingresos de efectivo pero quizás se necesite un día o más para que el Banco aumente ese importe al saldo de la cuenta de la empresa.

El buen control interno significa conocer de dónde procede el dinero de la empresa, como lo gasta y el saldo actual de efectivo. En este caso el contador tiene que explicar los motivos de las diferencias que existen entre las cifras en los registros de la empresa y el estado de cuenta del banco y determinar el importe real de efectivo en el banco en una fecha determinada. A este proceso se le conoce como conciliación bancaria. Si se hace en forma apropiada, la conciliación bancaria asegura que se hayan contabilizado todas las operaciones de efectivo y que los registros de efectivo en banco y en los libros de la empresa estén correctos.

Algunas partidas comunes que ocasionan diferencias entre el saldo en el banco y en los libros de la empresa son:


1. 1. Partidas registradas por la empresa pero no registradas aún por el banco:

Depósitos en tránsitos: Generalmente corresponden a depósitos enviados, o que por cualquier otra causa no haya llegado al Banco; en este caso aparecen cargados en los libros de la empresa, pero no abonados por el Banco.
Cheques pendientes o en tránsito: Cheques emitidos por la empresa y no cobrados en el banco por el beneficiario del mismo; esto trae como consecuencia que estén abonados en libros, pero no cargados en el Estado de Cuenta del Banco.

2. 2. Partidas registradas por el banco pero no registradas aún por la empresa.


a) Cobros realizados por el banco. En ocasiones el banco cobra dinero por cuenta de los depositantes. Esto ocurre cuando una empresa cliente paga directamente al banco, como por ejemplo una transferencia electrónica, o cuando el banco cobra un efecto por cobrar, con sus correspondientes intereses, por cuenta del depositante. Por lo regular el banco notifica al depositante estos cobros realizados directamente en el estado de cuentas.

b) Cargos por servicios. Este importe son los honorarios del banco por procesar las operaciones del depositante. El depositante se entera del importe del cargo por servicios en el estado de cuentas del banco.

c) Ingresos por intereses sobre cuentas de cheques.
Muchos bancos pagan intereses a los depositantes que mantienen un saldo de efectivo lo suficientemente grande en la cuenta. El banco le notifica al depositante de estos intereses en el estado de cuentas.

d) Cheques sin fondos recibidos de clientes. El girador extiende el cheque, acredita a Efectivo para registrar el pago en los libros y le entrega el cheque al beneficiario. Al recibir el cheque, el beneficiario hace un débito a su cuenta de Efectivo en sus libros y deposita el cheque en el banco. El banco del beneficiario aumenta de inmediato el importe recibido al saldo del beneficiario en el banco, bajo la suposición de que el cheque es bueno. El cheque se regresa al banco del girador, el cual a su vez rebaja su importe del saldo en el banco del girador. Si el saldo que tiene el girador es insuficiente para pagar el cheque, el banco se niega a pagarlo, cancela la deducción realizada y envía una notificación de “cheque sin fondo” al banco del beneficiario. El banco del beneficiario rebaja el importe del cobro del saldo del beneficiario en el banco y le notifica a éste de la acción realizada.

e) Cheques cobrados, depositados y devueltos al beneficiario por el banco por motivos diferentes a cheques sin fondos. Esto puede suceder tanto en los registros de la empresa, como en los del Banco; ya que al registrarse cualquier operación (depósito, cheques, etc.), puede colocarse una cantidad distinta, lo que trae como consecuencia que los saldos no son iguales. Los bancos devuelven los cheques al beneficiario sí:

¨ ¨ Se ha cerrado la cuenta del girador.
¨ ¨ La fecha está vencida. Está regulado que caducan a los 60 días.
¨ ¨ La firma no está autorizada.
¨ ¨ El cheque ha sido alterado.
¨ ¨ El cheque presenta tachadura o las cifras son confusas.
¨ ¨ El cheque utilizado no es adecuado.

3. 3. Errores de la empresa o del banco. Por ejemplo el banco puede cargar inadecuadamente (disminuir) el saldo de la cuenta en el banco, por un cheque extendido por otra empresa. O una empresa puede calcular mal el saldo de su cuenta de banco en sus propios libros. Otras diferencias: Algún otro tipo de diferencia que ocurren con menor frecuencia. A pesar de lo que pueda ocurrir, todos los errores se tienen que corregir y las correcciones serán una parte de la conciliación bancaria.

Pasos a seguir en la preparación de la conciliación bancaria.

1. 1. Se comienza con dos cifras, el saldo que aparece en el estado de cuenta del banco (saldo según el banco) y el saldo de la cuenta Efectivo en Banco de la empresa (saldo según libros).

2. 2. Aumentar, o disminuir, al saldo del banco aquellas partidas que aparecen en los libros pero no en el estado de cuenta del banco:

a) Aumentar los depósitos en tránsito al saldo del banco. Los depósitos en tránsito se identifican comparando los depósitos relacionados en el estado de cuenta del banco con la relación de cobros de la empresa. Aparecen como de efectivo en los libros pero no como depósitos en el estado de cuenta del banco. Como una medida de control el contador debe asegurarse también que los depósitos en tránsito del mes anterior aparezcan en el estado de cuenta del banco del mes actual. Si no es así quizás se hayan extraviado los depósitos.

b) Rebajar del saldo del banco los cheques en circulación. Los cheques en circulación se determinan comparando los cheques cancelados que se reciben junto con el estado de cuenta del banco, con la relación de cheques de la empresa en el diario de egresos de caja. En los libros aparecen como pagos de efectivo, pero en el estado de cuenta del banco no aparecen como cheques pagados. Esta comparación comprueba también que todos los cheques pagados por el banco sean verdaderos cheques de la empresa y que fueron registrados correctamente tanto en el banco como por la empresa. Por lo general los cheques en circulación representan la partida más numerosa en la conciliación bancaria.

3. 3. Aumentar o disminuir, del saldo en libros de la empresa aquellas partidas que aparecen en el estado de cuenta del banco pero no en los libros de la empresa.

a) Aumentar el saldo en libros de la empresa. (1) los cobros realizados por el banco y (2) cualquier ingreso por intereses ganados sobre el dinero depositado en el banco. Estas partidas se identifican comparando los depósitos relacionados en el estado de cuenta del banco con la relación de cobros de la compañía. Aparecen como cobros de efectivo en el estado de cuenta del banco, pero no en los libros de la empresa.

b) Rebajar del saldo en libros de la empresa: (1) los cargos por servicios, (2) el costo de los cheques impresos y (3) otros cargos realizados por el banco (por ejemplo, cargos por cheques sin fondo, o de la fecha vencida). Estas partidas se identifican comparando los otros cargos relacionados en el estado de cuenta del banco con los desembolsos de efectivo registrados en los libros de la empresa. Aparecen como disminuciones en el estado de cuenta del banco, pero no en los libros.

4. 4. Calcular el saldo del banco ajustado y el saldo en libro ajustado. Los dos saldos ajustados deben ser iguales.

5. 5. Realizar los asientos de diario correspondientes a cada partida que se describe en el punto 3, es decir, cada partida que aparece en la sección de libros de la empresa porque afectan el efectivo.

6. 6. Corregir todos los errores en libros y notificar al banco de cualquier error cometido por el banco que se haya detectado por la empresa.

7. 7. La conciliación bancaria debe ser firmada por la persona que lo realizó y aprobada por el contador.

8. 8. Siempre debe conservarse un ejemplar de la conciliación bancaria en archivo, por cuanto es un documento que los auditores siempre solicitan para su comprobación.




Cinco pasos para una conciliación bancaria


1º) DETERMINAR LOS SALDOS: Se refiere al saldo que la contabilidad de la empresa expresa poseer en el banco y el que este comunica q la empresa tiene.Estos saldos se obtienen de el mayor de la cuenta "Banco" y el del banco se obtiene de el "Estado de Cuenta Bancario"
2º) DETERMINAR PARTIDAS CONCILIATORIAS: Surge de la comparación entre los registros nombrados en el paso 1.Aca es donde devemos detectar los errores u omisiones en emabos.
3º) PRESENTAR POR ESCRITO LAS CONCILIACIONES: Consiste en anotar las partidas conciliatorias que expican las diferencias entre un saldo y otro.Se anotan ambos saldos por separado llegandose a un saldo real igual para los dos luego de sumar y restar las partidas conciliatorias que faltan tomar en cuenta en cada uno.
4º) AJUSTES: Cuando la empresa ha omitido alguna registración deberá efectuar el ajuste a efectos de que el saldo de la cuenta "banco" sea correcto.
5º) SEGUNDA CONCILIACIÓN: Luego de efectuada la conciliación se proceden a hacer los ajustes, entonces habrá que presentarla nuevamente con los saldos contables ajustados.

METODO DE SALDO CORRECTO

CONCILIACION BANCARIA
Nombre de la Empresa
Fecha


A partir del Saldo del Estado de Cuentas del Banco

Saldo según Estado de Cuenta del Banco

xxx.xx



Más: Depósitos en tránsitos
xxx.xx

Corrección de errores
xxx.xx
xxx.xx









Subtotal

xxx.xx



Menos: Cheques pendientes o en tránsito
xxx.xx

Corrección de errores
xxx.xx
xxx.xx









Saldo correcto en día-mes-año

xxx.xx





A partir del Saldo en Libro de la Empresa

Saldo según libro de la empresa

xxx.xx



Más: Cobros realizados por el Banco
xxx.xx

Intereses ganados s/ saldo en banco
xxx.xx

Corrección de un error en libros
xxx.xx

Otras diferencias
xxx.xx
xxx.xx



Subtotal

xxx.xx



Menos: Cargos por servicios
xxx.xx

Cheques sin fondos
xxx.xx

Costo de los cheques impresos
xxx.xx

Otros cargos realizados por el banco
xxx.xx
xxx.xx



Saldo correcto en día-mes-año

xxx.xx

METODO ENCONTRADO

CONCILIACION BANCARIA
Nombre de la Empresa
Fecha



A partir del Saldo en Libro de la Empresa

Saldo según libro de la empresa

xxx.xx



Más: Cobros realizados por el Banco
xxx.xx

Intereses ganados s/ saldo en banco
xxx.xx

Corrección de un error en libros
xxx.xx

Otras diferencias
xxx.xx
xxx.xx



Subtotal

xxx.xx



Menos: Cargos por servicios
xxx.xx

Cheques sin fondos
xxx.xx

Costo de los cheques impresos
xxx.xx

Otros cargos realizados por el banco
xxx.xx
xxx.xx



Saldo correcto

xxx.xx

Partidas no consideradas por el banco

Mas: Cheques pendientes o en tránsito
xxx.xx

Créditos efectuados por el banco incorrectamente

xxx.xx

Corrección de errores
xxx.xx
xxx.xx



Menos: Depósitos en tránsitos
xxx.xx

Débitos efectuados por el banco incorrectamente

xxx.xx

Corrección de errores
xxx.xx
xxx.xx

Saldo según Estado de Cuenta del Banco

xxx.xx







ARQUEO DE CAJA

Una sana política de control interno en lo referente a la Caja establece que cada cierto tiempo y de manera sorpresiva se deben hacer arqueos, por una persona autorizada de la empresa en lo referente a los fondos de la Caja Chica, para comprobar la eficiencia y el correcto uso que se está haciendo de este dinero, por parte de las personas responsables.

Lo normal es que la suma de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo sea igual al total del fondo asignado a la Caja Chica; pero puede suceder que se haya hecho un pago que no se ha relacionado, o se cancela un comprobante por una suma mayor o menor, o el cajero a hecho un uso indebido del mismo. Todo esto puede originar faltantes o sobrantes de dinero en la Caja Chica.

EJEMPLO


Valor
Cantidad
Importe
Total





Efectivo en Caja




¨ ¨ Moneda fraccionaria
$ 0.01
xx
xxx.xx

¨ ¨ Moneda fraccionaria
0.02
xx
xxx.xx

¨ ¨ Moneda fraccionaria
0.05
xx
xxx.xx

¨ ¨ Moneda fraccionaria
0.10
xx
xxx.xx

¨ ¨ Moneda fraccionaria
0.20
xx
xxx.xx

¨ ¨ Moneda fraccionaria
0.40
xx
xxx.xx

¨ ¨ Moneda fraccionaria
1.00
xx
xxx.xx

¨ ¨ Moneda fraccionaria
3.00
xx
xxx.xx

¨ ¨ Billetes de $ 1.00
1.00
xx
xxx.xx

¨ ¨ Billetes de $ 3.00
3.00
xx
xxx.xx

¨ ¨ Billetes de $ 5.00
5.00
xx
xxx.xx

¨ ¨ Billetes de $ 10.00
10.00
xx
xxx.xx

¨ ¨ Billetes de $ 20.00
20.00
xx
xxx.xx

¨ ¨ Billetes de $ 50.00
50.00
xx
xxx.xx
xxx.xx





Comprobantes número




¨ ¨


xxx.xx

¨ ¨


xxx.xx

¨ ¨


xxx.xx

¨ ¨


xxx.xx
xxx.xx





Total



xxx.xx





Importe de la Caja Chica



xxx.xx





Faltante o sobrante



xxx.xx


En el caso de que se detecte un faltante, se tienen dos alternativas:

¨ ¨ Cobrarle el faltante al Cajero.
¨ ¨ Considerar como un gasto para la empresa.

Si por el contrario arroja como resultado un sobrante, el mismo se debe abonar a una cuenta de otros ingresos.

Si llegada la fecha de cierre de un ejercicio económico, existen dentro de la Caja Chica comprobantes de egresos que corresponden al ejercicio que termina, y no se ha emitido el cheque de reposición o reembolso, se debe hacer el asiento con cargo a los gastos, y con abono transitorio a la cuenta de Efectivo en Caja, subcuenta Caja Chica.